Đối với nhu cầu sử dụng cá nhân hoặc chia sẻ thông tin nội bộ, thì tính năng chèn ghi chú (comments) và siêu dữ liệu (metadata) trong Microsoft PowerPoint 2007 là rất hữu ích. Tuy nhiên, nếu để nguyên những ghi chú và siêu dữ liệu ấy rồi gởi đi cho những người khác, thì tính riêng tư của bạn có thể sẽ bị ảnh hưởng. Để cải thiện, bạn có thể sử dụng thủ thuật dưới đây để tháo gỡ mọi ghi chú và lau sạch mọi siêu dữ liệu trước khi chia sẻ công cộng một tập tin PowerPoint bất kỳ.
Trước tiên, từ giao diện của chương trình Microsoft PowerPoint 2007, bạn hãy mở một tập tin PowerPoint cần được vệ sinh dữ liệu
nhạy cảm, nhắp chuột lên nút Office (nằm ở góc trên bên trái), chọn mục Prepare rồi nhắp chuột lên mục Inspect Document (xem hình).
Hộp thoại Document Inspector sẽ xuất hiện. Hãy đánh dấu kiểm trước tất cả những tùy chọn mong muốn bao gồm: kiểm tra mọi ghi chú có trong tập tin PowerPoint (Comments and Annotations), những thuộc tính của văn bản và thông tin cá nhân (Document Properties and Personal Information), dữ liệu XML (Custom XML Data), dữ liệu ẩn trong tập tin (Invisible On-Slide Content), nội dung nằm ngoài trình diễn (Off-Slide Content) và/hoặc các ghi chú hỗ trợ trình diễn (Presentation Notes) rồi nhắp chuột lên nút Inspect (xem hình).
Kế đến, bạn sẽ biết được kết quả phân tích. Hãy nhắp chuột lên nút Remove All nằm ngay cạnh mỗi loại thông tin nhạy cảm mà bạn muốn tháo gỡ ra khỏi tập tin, nhắp chuột lên nút Close rồi lưu lại tập tin PowerPoint hiện hành.