XHTTOnline: Khi biên soạn một tài liệu trong Word muốn đóng thành sách, bắt buộc bạn phải thực hiện thao tác định dạng - canh lề - trang lẻ, chẵn khác nhau thật phù hợp, nếu không sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đóng gáy cho sách, sau đây là những bước gợi ý tham khảo.
Thực hiện việc thao tác định dạng cho khổ giấy:
- Vào File > Page SetUp > chọn thẻ Margin.
ở mục Multiple Pages nhấp chọn chức năng kiểu dàn trang đôi “Mirror margins”.
Nhập lần lượt các thông số định dạng tuỳ biến sao cho thích hợp (Ví dụ Top: 2.5 cm, Bottom: 2 cm, Left: 3.5 cm, Right: 2 cm – đây là các thông số theo qui định về thể thức và cách trình bày văn bản “hai mặt” theo công văn của văn phòng chính phủ ngày 6-5-2005)
Hướng dẫn thêm: cách chuyển đổi đơn vị mặc định từ inches sang cm trong Word.
- Vào menu Tools > Options > chọn thẻ General.
- Nhấp chọn Centimeters ở mục đơn vị đo Mesurement units.
- Nhấp OK để chấp nhận thay đổi.
Trên hộp thoại Page Setup nhấp chọn sang thẻ Paper: chọn khổ giấy là A4 ở khung Paper size, nhấp OK để đồng ý xác lập.
Sau khi làm xong các thao tác thiết lập có thể nhấp Default trên hộp thoại Page SetUp để giữ lại mặc định các định dạng này.
Đánh số trang cho trang lẻ và chẵn:
Nếu để mặc định WORD sẽ đánh số trang theo kiểu “cùng một vị trí” ở cả trang lẽ và chẳn, điều này gây khó khăn cho việc đóng gáy thành sách – cũng như việc theo dõi nội dung sách một cách liền lạc, vì vậy ta phải tiến hành thao tác đánh số trang theo kiểu so le như sau.
Tiến hành thao tác định dạng như bước 1 ở trên.
- Vào menu Insert > Page Numbers.
- Chọn tính năng Outside ở mục Alignment; lúc này số trang sẽ được đánh vào vị trí thích hợp cho việc đóng gáy thành sách ở hai mặt lẻ và chẵn.
Nếu muốn số trang được đánh không bắt đầu là 1 thì có thể điều chỉnh bằng cách nhấp nút Format, nhập lại vị trí bắt đầu ở mục Start at.
Nếu muốn không đánh số trang đầu tiên thì bò dấu chọn mục Show number on first page trên hộp thoại Page Number.
Trần Đại Minh Trí